Cosa dice il nuovo Dpcm sullo svolgimento dei congressi e delle riunioni?

“Sono sospese tutte le attività convegnistiche o congressuali, ad eccezione di quelle che si svolgono con modalità a distanza; tutte le cerimonie pubbliche si svolgono nel rispetto dei protocolli e linee guida vigenti e a condizione che siano assicurate specifiche misure idonee a limitare la presenza del pubblico; nell’ambito delle pubbliche amministrazioni le riunioni si svolgono in modalità a distanza, salvo la sussistenza di motivate ragioni; è fortemente raccomandato svolgere anche le riunioni private in modalità a distanza”.

Questo è quanto dispone il nuovo DPCM  illustrato dal presidente del Consiglio Giuseppe Conte durante l’ultima conferenza stampa. Il premier e il ministro della Salute Roberto Speranza hanno firmato il decreto nella serata del 18 ottobre e le norme sono entrate in vigore da subito, con l’eccezione di quelle che riguardano la scuola, che scatteranno mercoledì 21 ottobre. Il dpcm sarà efficace fino al 13 novembre.

Dpcm del 13 ottobre: le misure che riguardavano il nostro settore fino alla scorsa settimana. ED OGGI NON PIU’ VALIDE.

Vediamo nel dettaglio cosa prevedeva il DPCM per quanto concerne i congressi e i convegni, fino a qualche giorno fa. 

Le regole che si applicavano a convegni, congressi, grandi eventi fieristici, convention aziendali e a tutti gli eventi assimilabili a queste fattispecie sono le seguenti:

• Numero massimo partecipanti: deve essere valutato dagli organizzatori in base alla capienza degli spazi individuati, per poter ridurre l’affollamento e assicurare il distanziamento interpersonale.
• Riorganizzare gli spazi, per garantire l’accesso in modo ordinato, al fine di evitare assembramenti di persone e assicurare il mantenimento di almeno un metro di separazione tra gli utenti, ad eccezione delle persone che in base alle disposizioni vigenti non siano soggette al distanziamento interpersonale. Se possibile organizzare percorsi separati per l’entrata e per l’uscita.
• Adeguata informazione sulle misure di prevenzione, comprensibile anche per i clienti di altra nazionalità, sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica e cartellonistica e/o sistemi audio-video, sia ricorrendo a eventuale personale addetto, incaricato di monitorare e promuovere il rispetto delle misure di prevenzione facendo anche riferimento al senso di responsabilità dei visitatori.
• Tecnologie digitali per automatizzare i processi organizzativi e partecipativi (come il sistema di prenotazione, pagamento ticket, compilazione di modulistica, stampa di sistemi di riconoscimento, sistema di registrazione degli ingressi, effettuazione di test valutativi e di gradimento, consegna attestati di partecipazione) al fine di evitare prevedibili assembramenti. Nel rispetto della privacy mantenere un registro delle presenze per una durata di 14 giorni. La postazione dedicata alla segreteria e accoglienza, laddove non già dotata di barriere fisiche, dovrà essere eventualmente adeguata. Consentire l’accesso solo agli utenti correttamente registrati.
• Rilevazione della temperatura corporea, impedendo l’accesso in caso di temperatura superiore a 37,5 gradi.
• Guardaroba: indumenti e oggetti personali devono essere riposti in appositi sacchetti porta abiti.
• Prodotti per l’igiene delle mani per gli utenti e per il personale: devono essere disponibili in più punti delle aree (es. biglietteria, sale, aule, servizi igienici, etc.), e bisogna promuoverne l’utilizzo frequente.
• Sale convegno: posti a sedere distanziati di almeno 1 metro, tale distanza può essere ridotta solo ricorrendo a barriere fisiche adeguate a prevenire il contagio. Il tavolo dei relatori e il podio per le presentazioni dovranno essere organizzati in modo da consentire una distanza di sicurezza che consenta a relatori/moderatori di intervenire senza l’uso della mascherina.
• Dispositivi e attrezzature a disposizione dei relatori: microfoni, tastiere, mouse, puntatori laser, e via dicendo, devono essere disinfettati prima dell’utilizzo iniziale verificando che siano disconnessi dal collegamento elettrico. Successivamente devono essere protetti da possibili contaminazioni da una pellicola per uso alimentare o clinico da sostituire possibilmente ad ogni utilizzatore.
• Uditori e personale addetto all’assistenza: ad esempio accettazione, personale tecnico, tutor d’aula. Considerata la condivisione prolungata del medesimo ambiente, dovranno indossare la mascherina a protezione delle vie respiratorie per tutta la durata delle attività e procedere ad una frequente igiene delle mani con soluzioni igienizzanti.
• Aree poster: organizzare gli spazi in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale, valutando il contingentamento degli accessi, e promuovere la fruizione in remoto del materiale da parte dei partecipanti. Eventuali materiali informativi e scientifici potranno essere resi disponibili preferibilmente in espositori con modalità self-service (cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani) o ricorrendo a sistemi digitali.
• Aree espositive: organizzare gli spazi tra le aree dei singoli espositori in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale, valutando il contingentamento degli accessi ai singoli stand. Eventuali materiali informativi, promozionali, gadget potranno essere resi disponibili preferibilmente in espositori con modalità self-service (cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani) o ricorrendo a sistemi digitali.
• Igienizzazione ambienti: regolare pulizia e disinfezione degli ambienti, in ogni caso al termine di ogni attività di un gruppo di utenti, con particolare attenzione alle superfici più frequentemente toccate, ai servizi igienici e alle parti comuni. Ricambio d’aria, affollamento correlato alle portate effettive di aria esterna.

L’ultimo dettato normativo ribalta le carte in tavola e l’epilogo è un divieto assoluto di tenere qualsiasi convegno e congresso in loco, fatte salve le fiere. 

Come il nostro spazio risponde alle nuovissime richieste del DPCM del 18 ottobre.

Spazio Daruma, che si sviluppa in 800 mq e consentirebbe di svolgere convegni e congressi all’interno della struttura nel rispetto del distanziamento sociale, prende atto delle nuove misure e si adegua offrendo a professionisti ed aziende un servizio di convegnistica streaming, e quindi con corsisti a distanza, con l’auspicio di continuare a sostenere gli eventi formativi nonostante le mutate linee guida governative. 

I nostri ambienti sono moderni e dotati di un sistema tecnologicamente avanzato in grado di garantire anche il tuo convegno a distanza. 

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